月次レポート作成が4時間→20分に——ExcelデータをAIが自動集計・文章化した話

「月次レポートを経営者に提出するのに毎月4〜5時間かかっている」——管理部門・経理担当からよく聞く声です。グラフを作って、数字を確認して、コメントを考えて……この作業のほとんどをAIとExcelの組み合わせで自動化できます。

本記事では、月次レポート作成を4時間→20分に短縮した具体的な手順を解説します。

月次レポートでAIが効く場面
Step 1：Excelデータを集計可能な状態に整える
Step 2：ChatGPTに数値を渡して分析コメントを作る
Step 3：Excelのグラフ作成をVBAで自動化する
実際の効果（静岡・製造業F社の事例）
注意点
1. 数値は必ず自分で確認する
2. 毎月同じプロンプトを使い回す
まとめ：まず来月のレポートコメントをChatGPTに作らせてみる

月次レポートでAIが効く場面

数値の読み解き：前月比・前年比の変化をAIが言語化してくれる
コメント文の作成：「課題と提言」を含む経営者向けサマリーを自動生成
グラフの解釈：どの指標に注目すべきかをAIが指摘
フォーマットの標準化：毎月同じ構成で出力するプロンプトを使い回せる

Step 1：Excelデータを集計可能な状態に整える

月次レポートに必要なデータを1シートにまとめます。「売上・費用・利益・主要KPI」の数値が揃えば十分です。フォーマットはシンプルなほうが、AIが読み取りやすくなります。

Step 2：ChatGPTに数値を渡して分析コメントを作る

以下は〇月の月次経営数値です。
経営者向けの月次レポートコメントを作成してください。

【構成】
① 今月のハイライト（良かった点・課題）を箇条書き3点ずつ
② 前月比・前年比の注目ポイント（数値と理由を含めて）
③ 来月に向けた提言（具体的なアクション2点）

全体400字程度、経営会議で読み上げられる形にしてください。

【今月の数値】
売上：〇〇万円（前月比+〇%、前年同月比+〇%）
粗利率：〇%（前月〇%）
人件費率：〇%
営業利益：〇〇万円
（その他KPIを貼り付け）

Step 3：Excelのグラフ作成をVBAで自動化する

グラフ作成はExcel VBAを使うと毎月ボタン一つで生成できます。ChatGPTにVBAコードを書かせましょう。

Excelで月次レポート用のグラフを自動生成するVBAマクロを書いてください。

【要件】
・A列：月（1〜12月）、B列：売上、C列：粗利の構成
・棒グラフ（売上）と折れ線グラフ（粗利率）を組み合わせた複合グラフ
・グラフタイトル「月次売上・粗利推移」を自動設定
・グラフを新しいシート「グラフ」に貼り付け

このVBAをExcelに貼り付けてボタンに割り当てれば、毎月データを更新してボタンを押すだけでグラフが自動生成されます。