「会議で決まったはずのことが、次の会議でまた議論になる」「議事録を見ても誰が何をやるのかわからない」——こういった会議の非効率は、中小企業でとくによく見られます。
AI議事録ツールを導入すると、会議の記録・整理が自動化されるだけでなく、決定事項・TODOが明確になって会議そのものが変わります。製造業の実例をもとに具体的な導入手順を解説します。
AI議事録が「会議の質」を変える理由
- リアルタイムで文字起こし：書記担当が不要になり、全員が議論に集中できる
- 決定事項・TODOを自動抽出：「何を決めたか」「誰が何をやるか」が会議中に確定
- 過去議事録の検索が楽になる：「あの件いつ決まったっけ？」がなくなる
- 会議の長さが変わる：記録が自動化されると「蛇足な確認」が減る
Step 1：ツールを選ぶ
- Notta（月1,650円〜）：日本語精度が高く、話者分離も対応。Zoomと連携可能
- CLOVA Note（無料〜）：LINE系ツール、スマホ1台で始められる
- tl;dv（無料〜月29ドル）：オンライン会議特化、Slack・Notionと自動連携
対面会議が多い場合はNotta、オンライン会議が中心の場合はtl;dvが使いやすいです。
Step 2：議事録をChatGPTでさらに整形する
以下は会議の文字起こしです。次の形式で議事録を整理してください。
■ 会議名：
■ 日時・参加者：
■ 決定事項：（番号付きで明確に）
■ 未決事項・継続検討：
■ TODO一覧：（担当者・期限を明記した表形式）
■ 次回会議の予定・アジェンダ案：
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【文字起こし】
（Nottaなどのツール出力を貼り付け）
Step 3：TODOをプロジェクト管理ツールに連携する
議事録のTODO欄をNotionやAsanaに貼り付けることで、タスク管理と議事録が一元化されます。tl;dvはSlack・Notionへの自動連携機能があるため、会議が終わると同時にタスクが生成されます。
実際の効果（岐阜・製造業H社の事例）
従業員60名の製造業が6ヶ月間AI議事録を運用した結果です。
- 会議時間：平均90分 → 63分（30%短縮）
- 決定事項の抜け漏れ：月平均4件 → ゼロ
- 議事録作成時間：会議後2時間 → 5分
- 「前回どう決まったか」という確認：週10件 → 週1件以下
- 月額ツールコスト：Notta Pro 月1,650円
注意点
録音の同意を事前に取る
会議を録音する前に「本日は録音・文字起こしを行います」と参加者全員に伝えてください。社外のお客様が参加する会議では特に重要です。
機密情報の取り扱い
未公開の経営情報・取引先情報を含む議事録をクラウドサービスに上げる際は、サービスの利用規約・データ保管場所を確認してください。
まとめ：まず次の会議でNottaを起動して録音するだけ
最初の一歩はシンプルです。次の社内会議でスマートフォンのNottaを起動して録音してみてください。会議後に文字起こしが自動で仕上がります。それをChatGPTに渡して議事録に整形するだけで、2時間かかっていた作業が5分になります。
TODOが明確になった議事録が共有されると、「決まったことがなぜか進んでいない」という状況がなくなっていきます。
