新規案件のたびに提案書を一から作る。競合他社には早く出したいのに、フォーマット作りや文章に時間がかかってしまう——そんな状況を変えるのがAIの活用です。
本記事では、ChatGPTを使って見積書・提案書の作成時間を大幅に短縮する方法を、実際に使えるプロンプト付きで解説します。
提案書作成のどこにAIが使えるか
提案書・見積書の作成プロセスを分解すると、AIが助けられる部分が明確になります。
- 課題の言語化：ヒアリング内容から「クライアントが抱える問題」を整理する
- 提案内容の構成：「課題→解決策→実績→費用→スケジュール」の骨格を作る
- 本文の文章化：箇条書きのメモをビジネス文章に変換する
- 費用の根拠文作成：「なぜこの金額か」を説明する文章を生成する
- Q&A想定：クライアントから来そうな質問と回答を事前に準備する
人間がやるべきことは「ヒアリング」「金額の判断」「最終確認」。その間をAIで埋めることで、作業時間を劇的に短縮できます。
必要な準備：情報をメモにまとめる
AIへの指示が曖昧だと、出力も曖昧になります。提案書作成に入る前に、以下を箇条書きでメモしておくだけで質が大きく変わります。
■ 会社名：〇〇株式会社
■ 業種：小売業（衣料品）
■ 担当者・役職：田中部長
■ 現在の課題：
- SNS運用を始めたいが社内にノウハウがない
- 投稿頻度が月2〜3回で止まっている
- Instagramのフォロワーが500人から増えない
■ 期待する成果：6ヶ月でフォロワー3,000人・問い合わせ月10件増
■ 予算感：月5〜10万円
■ 競合：△△さんも同様の提案をしている
このメモがChatGPTへの「原料」になります。
実際のプロンプトと出力例
提案書の骨格を作るプロンプト
あなたはWebマーケティング会社の営業担当です。
以下のヒアリング内容をもとに、提案書の構成案を作ってください。
【ヒアリング内容】
（上記のメモを貼り付け）
【出力形式】
1. 現状の課題整理（クライアントの言葉を使いながら）
2. 提案するサービスの概要
3. 期待できる成果
4. 実施スケジュール（3ヶ月・6ヶ月）
5. 費用概要
6. なぜ弊社に頼むべきか（差別化ポイント）
このプロンプト一つで、提案書の「目次＋各セクションの要点」が2〜3分で生成されます。あとはこれをPowerPointやGoogleスライドに流し込むだけです。
費用根拠の説明文を作るプロンプト
以下の費用内訳について、クライアントに納得してもらえる説明文を200字程度で書いてください。
【費用内訳】
・初期設定費：50,000円（アカウント設定・方針策定・投稿テンプレート作成）
・月額運用費：80,000円（週3投稿・月次レポート・改善提案含む）
クライアントは費用対効果を重視しており、社内で稟議が必要な状況です。
稟議を通すための「説得文」まで自動生成できます。
想定Q&Aを作るプロンプト
この提案に対してクライアントが聞いてきそうな質問を5つ挙げ、それぞれの回答も書いてください。クライアントは費用・効果測定・競合比較に関心があります。
見積書への応用
見積書はより数字が重要なため、AIの使い方が少し変わります。
- 項目名の言語化：「サイト制作一式」ではなく各工程を分解した項目名をAIに提案させる
- 備考欄の文章：「本見積もりの有効期限・含まれないもの・追加費用の条件」をAIに書かせる
- メール添付時の文章：「見積もりをお送りします」のメール本文をAIに書かせる
金額そのものはAIに決めさせるべきではありませんが、金額以外の文章部分はほぼすべてAIに任せられます。
導入した会社の実例
従業員15名のWeb制作会社（福岡）の事例です。以前は提案書1本に平均4〜5時間かかっていました。ChatGPTを導入してから、ヒアリングメモを貼り付けてプロンプトを投げる→修正する→デザインに流し込む、という流れで平均1時間以内に短縮。
営業担当者から「提案書を出すのが怖くなくなった。量を出せるようになって受注率も上がった」という声が出ています。
注意すること
数字・固有名詞は必ず確認
AIは実績数字や固有名詞を「それっぽく」作ることがあります。特に競合比較や成功事例の数値は、自社の実際のデータで必ず書き換えてください。
クライアントの言葉を使う
AIの出力はどうしても一般的な表現になりがちです。ヒアリング時にクライアントが使っていた言葉（業界用語・社内用語）をプロンプトに含めると、よりパーソナライズされた提案書になります。
テンプレートを蓄積する
業種・案件規模別にうまくいったプロンプトをNotionやスプレッドシートに保存しておきましょう。次回から使い回せるようになり、さらに時間短縮になります。
まとめ
提案書・見積書のAI活用は、難しいツール導入や費用は一切不要です。ChatGPTの無料版でも十分始められます。
- ヒアリング内容をメモにまとめる
- プロンプトに貼り付けて骨格を生成
- 文章を修正・数字を差し替え
- デザインに流し込む
まず次の案件で1回試してみてください。「こんなに楽になるのか」という実感が、チーム全体のAI活用を加速させます。
